確定申告で領収書をまとめる方法【5ステップ】
確定申告の時期になって、溜まった領収書の山を前に手が止まっていませんか。領収書の整理は、手順を決めてしまえば毎年ラクになります。このページでは、個人事業主・フリーランスに向けて、領収書をまとめる基本の流れを5つのステップで解説します。
※ 本ページは一般的な情報提供です。制度の詳細や個別の判断は、国税庁の公表情報や税理士等の専門家の情報をご確認ください。
① 領収書・レシートを集める
まずは対象期間（確定申告なら基本的にその年の1月1日〜12月31日）の領収書・レシートを一か所に集めます。現金・クレジットカード・電子マネー・口座振替など、支払い方法ごとに漏れがないか見直しましょう。
- レシートでも、日付・金額・宛先（店名）・内容がわかれば支払いの記録として使えるのが一般的です。
- クレジットカードやネット購入の明細は、印刷またはPDFで残しておくと突き合わせがラクになります。
② 月別・勘定科目別に分類する
集めた領収書を、月ごと、さらに勘定科目（旅費交通費・消耗品費・通信費など）ごとに分けます。あとで集計・入力するときの手間が大きく変わります。
- 科目の判断に迷ったら、勘定科目ガイドを参照してルールを固定すると、毎回ブレずに済みます。
- 私用と共用するもの（通信費・水道光熱費など）は、事業で使った割合だけを経費にする「家事按分」を検討します。
③ 日付・金額・支払先・科目をデータ化する
分類したら、1枚ずつ「日付・金額・支払先・勘定科目」を表（CSV）に起こします。ここが最も手間のかかる工程ですが、あとの集計や会計ソフトへの取り込みが一気にラクになります。
- 手入力は時間がかかるうえ、金額の転記ミスも起きがちです。撮影して自動でデータ化する方法（下記）を使うと、この工程を短縮できます。
④ 集計して申告書・会計ソフトに反映する
科目ごとに合計金額を集計し、確定申告書（収支内訳書・青色申告決算書など）や会計ソフトに反映します。CSVにまとめてあれば、会計ソフトのインポート機能で取り込める場合が多く、転記の手間を減らせます。
⑤ 原本を保存する
入力が終わっても、領収書の原本（または要件を満たす電子データ）は一定期間の保存が必要とされています。保存のルールは制度によって異なるため、別ガイドで要点を整理しています。
③のデータ化を、撮るだけで終わらせる
もっとも手間のかかる「1枚ずつのデータ化」は、領収書らくらくCSVが自動化します。撮影・アップロードすると、日付・金額・支払先・勘定科目に加え、インボイス登録番号・消費税額・税率もAIが読み取り、Excelや会計ソフトで使えるCSVに変換できます。
無料で領収書をCSVにするよくある疑問
レシートでも大丈夫？
一般に、日付・金額・店名・内容がわかるレシートは支払いの記録として扱えるとされています。感熱紙は退色しやすいため、早めにデータ化しておくと安心です。
宛名が「上様」や空欄でも良い？
扱いはケースバイケースです。判断に迷う場合は、国税庁の情報や税理士にご確認ください。
少額の支払いも1件ずつ記録する？
少額でも事業の経費であれば記録が基本です。件数が多いときこそ、撮影して自動でデータ化する方法が効果を発揮します。